Was sind Business-Integrationen und wie können diese Verwaltet werden? Dieser Artikel erklärt die Funktionsweise und Handhabung der Verbindung von Dritttools zu Facebook und gibt Ratschläge was es dabei zu beachten gibt.
Dritttools im Social Media Bereich gibt es etliche und die Hutter Consult führt die folgende Liste mit Social Media Management Tools, welche frei zugänglich ist. Sobald ein Dritttool, wie zum Beispiel ein Social Media Management oder Reporting Tool Zugriff auf Facebook benötigt, wird für die Verbindung eine Business-Integration mit einem Benutzer der jeweiligen Plattform erstellt. Dieser Artikel behandelt die Funktionsweise und erklärt die Handhabung anhand einiger Beispiele.
Wer mit einem Dritttool auf Facebook und seine Dienste zugreifen will, um beispielsweise Beiträge zu veröffentlichen oder Daten für ein zentrales Reporting zu sammeln, benötigt dafür eine gültige Verbindung zur entsprechenden Datenquelle. Diese Verbindungen können Access Tokens genannt werden, wobei dafür ein Benutzer mit Adminrechten benötigt wird, entweder auf der Facebook-Seite, dem Werbekonto oder dem Business Manager, um eine Verbindung und somit die Business-Integration zu erstellen.
Die jeweilige Business-Integration muss von einem Admin-User erstellt werden. Sie lässt sich danach in den Facebook-Profil Einstellungen finden und nachträglich verwalten. Wieso eine nachträgliche Bearbeitung nötig sein kann, wird später behandelt.
Nehmen wir das Beispiel, es soll ein Social Media Management Tool genutzt werden, welches Möglichkeiten bietet wie zum Beispiel das Posten von Inhalten und die Moderation von Nachrichten und Kommentaren.
In diesem Fall startet man im entsprechenden Tool entweder mit der Neueinbindung der zu verwaltenden Kanäle oder aktualisiert die vorhandenen. Als Erstes muss man bei der Verbindung auswählen, mit welchem User man fortfahren will. Ist man im selben Browser bereits mit dem User angemeldet, wird dieser vorgeschlagen.
Business-Integration hinzufügen – Als angemeldet User fortfahren
Im nächsten Schritt kann man entweder bestätigen (das heisst alles zulassen) oder individuell auswählen, was genehmigt werden soll. Das bedeutet, ob das Dritttool uneingeschränkten Zugriff erhält oder nur gewisse Funktionen, wie zum Beispiel: “Kommentare auf deiner Seite verwalten” durchführen darf. Grundsätzlich kann man dieses Fenster mit OK bestätigen und läuft nicht in irgendwelche Probleme hinein, wenn alles zugelassen wird.
Wenn jedoch ein Admin nebst den Geschäftsaccounts auch noch beispielsweise weitere Facebook-Seiten verwaltet, sollten diese entsprechend abgewählt werden, wie in der Abbildung “Business-Integration hinzufügen. Auswahl der Berechtigungen” ersichtlich, damit diese nicht auch in das Dritttool einfliessen.
Etwas mühsamer wird es für Menschen, welche sehr viele verschiedene Kunden betreuen. In solchen Fällen, wo es mehrere Dritttools, mehrere Plattformen und dazu noch verschiedene Kunden gibt, muss bei jeder Anbindung von neuem ausgewählt werden, was jeweils verbunden werden soll. Macht man das nicht, rutschen die Kanäle vom Kunden A in die Umgebung vom Kunden B hinein, was nicht passieren sollte. Ausserdem muss noch betont werden, dass die angebundenen Accounts aus den Dritttools oft nicht ohne die Hilfe vom Tool-Anbieter entfernt werden können. Sollte man sie selbstständig entfernen können, ist man unter Umständen trotzdem eine Weile an der Bereinigung dran, wenn man mehrere 100 oder sogar 1’000 Accounts verwaltet und jeden einzeln entfernen muss.
Business-Integration hinzufügen – Auswahl, was genehmigt werden soll
Als Nächstes folgt, sofern man “Wähle aus, was du genehmigst” angeklickt hat, die Auswahlmöglichkeit der Berechtigungen, welche im nächsten Abschnitt behandelt werden.
Business-Integration hinzufügen. Auswahl der Berechtigungen
Sobald dieses Fenster ebenfalls bestätigt wurde, ist die Business-Integration erstellt und die Verbindung zwischen Dritttool und Facebook wurde hergestellt.
Um die Business-Integrationen aufzurufen, kann die folgende URL verwendet werden: https://www.facebook.com/settings?tab=business_tools&ref=settings, wo sich alle erstellten Verbindungen befinden.
Business-Integrationen Übersicht
Die Berechtigungen, welche Applikationen was schlussendlich durchführen darf, kann bei Bedarf sehr detailliert definiert werden. Wie bereits erwähnt, sollte man sich diesbezüglich nicht den Kopf zerbrechen, ausser man Verwaltet Elemente von verschiedenen Unternehmen oder hat private Accounts, welche man ausschliessen will.
Sollte es Menschen geben, welche Datenschutztechnisch so wenig wie möglich erlauben wollen, können die folgenden Empfehlungen abgegeben werden. Diese sind gleich aufgebaut wie die Berechtigungsstufen im Facebook Business Manager, um die Zuordnung zu erleichtern:
Administratorzugriff
Inhalt veröffentlichen
Nachrichten und Kommentare moderieren
Werbeanzeigen erstellen
Seiten-Performance ansehen
Hier ist zu erwähnen, dass es sich dabei lediglich um den Zugriff auf Facebook-Seiten handelt. Jedes Dritttool arbeitet mit seiner eigenen Business-Integration. Bei einigen gibt es zum Teil mehrere Integrationen, welche zu erstellen sind. Denn um Werbeanzeigen schalten zu können, wird nebst dem Zugriff zur Seite auch Zugriff auf ein Werbekonto benötigt. Im Zweifelsfall kann dies mit dem Tool-Anbieter abgeklärt werden.
Sobald eine Business-Integration von jemandem erstellt wurde, zum Beispiel mit einem Reporting-Tool, können danach andere User von diesem Reporting-Tool aus ebenfalls auf die verbundenen Daten zugreifen. Der Vorteil dabei ist, dass nur ein Benutzer den entsprechenden Adminzugriff direkt auf Facebook benötigt und die restlichen Mitarbeiter mit dessen Zugang über das Dritttool arbeiten können. Dies kann wie ein gemeinsamer Schlüssel angesehen werden, der im Eingangsbereich abgelegt wird und zu den einzelnen Zimmern führt.
Die Business-Integrationen laufen jedoch früher oder später ab und sollten deshalb regelmässig erneuert werden. Aus Erfahrungen sollte bei jedem Problem oder einer fehlenden Funktion im Dritttool, der Access Token, welcher die Business-Integration erstellt, erneuern werden. Denn auch wenn ein Access Token als gültig angezeigt wird, kann es gut möglich sein, dass dieser nicht mehr aktuell ist aufgrund von Änderungen oder Erweiterungen bei der Plattform oder Schnittstelle. Dieser Vorgang kann wie ein Softwareupdate angesehen werden, welches jeweils durchzuführen ist, wenn es irgendwelche Probleme geben sollte.
Deshalb sollten diejenigen, welche für die Business-Integrationen zuständig sind, diese regelmässig erneuern, damit die Verbindung nicht während dessen Abwesenheit verloren geht. Es ist ebenfalls von Vorteil, wenn mehrere Personen eine Business-Integration erstellen, damit beim Ausfall der Einen auf eine Zweite ausgewichen werden kann.
Business-Integrationen sind die Voraussetzung, damit Daten zwischen Dritttools und Plattformen ausgetauscht werden können. Die hier behandelten Themen gelten natürlich nicht nur für Facebook, sondern auch für andere Plattformen wie zum Beispiel Google My Business. Das Wichtigste, was hängen geblieben sein sollte ist, dass die Business-Integrationen von Admins erstellt und aufrechterhalten, sowie regelmässig erneuert werden sollten. Durch die kontinuierlichen Anpassungen und mehr Drang nach Transparenz, werden diese Integrationen gleichzeitig komplexer und bieten zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, welche für den Normalsterblichen jedoch nicht von Relevanz, bei komplexen und weitreichenden Berechtigungen jedoch umso wichtiger sind.
Autor: Dorian Kostanjsek | 72 Posts
Dorian Kostanjsek ist Consultant Digital Platforms bei der Hutter Consult AG. Er ist studierter Wirtschaftsinformatiker und Audio Engineer und ergänzt mit seinem ultraspannenden Wissen aus IT und Musik sowohl das Plattform-, wie auch das Ads-Team als Berater und Advertising Specialist. Weiterhin ist er für die interne IT-Struktur der Hutter Consult zuständig und steht mit Rat und Tat zu Seite, wenn einer aus dem Team an seine Grenzen des IT-Verständnisses gerät.
