23.03.2020 Workplace by Facebook

Facebook: Workplace by Facebook – Team Kommunikation und Kollaboration – nicht nur in Krisenzeiten

Mit Workplace by Facebook bietet Facebook ein leistungsstarkes Kommunikationstool für Unternehmen. Das dynamische Intranet von Facebook erlaubt Echtzeitkommunikation für kleine, mittlere und grosse Unternehmen. Hutter Consult AG nutzt Workplace im täglichen Einsatz seit mehr als zwei Jahren und ist gerade in der aktuellen Krisenzeit froh, ein leistungsstarkes Kommunikationstool zur Hand zu haben.

Thomas Hutter
14 Min. Lesezeit
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Die aktuelle Coronavirus-Krise ist herausfordernd und schwierig. Neben Existenzängsten kämpfen viele Führungskräfte mit der verschlafenen oder verpassten Digitalisierung, den Herausforderungen von Home Office und der damit verbundenen dezentralen Zusammenarbeit. Workplace by Facebook ist ein tolles Hilfsmittel für interne Kommunikation, Know how Austausch und Kollaboration, nicht nur in Krisenzeiten. Bei Hutter Consult AG nutzen wir Workplace nun seit ein bisschen mehr als zwei Jahren intensiv. Daher geben wir gerne einen Einblick, wie wir Workplace by Facebook im Alltag nutzen und warum wir Workplace nicht mehr missen möchten.

Was ist Workplace by Facebook?

Workplace ist kurzgefasst das Intranet-System von Facebook. Basierend auf der Technologie von Facebook, in der Bedienung wie Facebook, Funktionen wie Facebook – aber eben, Intranet und komplett abgekoppelt vom blauen Facebook. Workplace by Facebook ist eine umfassende Kommunikationslösung für Unternehmen, Organisationen und Vereine.

Welche Funktionen bietet Workplace by Facebook?

Der Funktionsumfang von Workplace by Facebook ist umfangreich und die Funktionen sind ähnlich aufgebaut wie beim blauen Facebook. Folgende Grundfunktionen sind bei Workplace vorhanden:

Workplace Chat

Workplace Chat funktioniert wie der Messenger von Facebook und erlaubt neben der einfachen Chatfunktionalität zwischen Einzelpersonen im 1:1, auch Gruppenchat, Audio- und Video-Anrufe, das Senden von Dateien, Bildern, Videos und Audio-Notizen. Auch die Anbindung von Bot-Funktionen sind möglich.

Workplace Chat auf Desktop und Mobile

Workplace Chat auf Desktop und Mobile

 

Workplace Groups

Mit Workplace Groups können private Räume geschaffen werden, um Projekte zu besprechen, Informationen zu verwalten und Dokumente sicher mit Kollegen oder Kunden zu teilen. Gruppen sind Räume der Zusammenarbeit, in denen Projekte durchgeführt werden. Hier können Aufgaben zugewiesen, Feedback ausgetauscht, Kollegen markiert und Updates veröffentlicht werden. Unzählige Gruppen können erstellt werden, für Projekte, für Teams, für Themen, offen, geschlossen oder geheim. Alle mit sicherer Dateifreigabe und unbegrenztem Speicherplatz. Pro Gruppe kann wiederum ein Chat eröffnet werden. Mit Hilfe von Integrationen können automatisiert Beiträge in Gruppen geteilt werden.

Neben der “herkömmlichen Gruppenfunktion” können mit Multi-Company-Gruppen die Zusammenarbeit mit externen Teams, Partnern, Lieferanten und Kunden in einem sicheren Raum ermöglicht werden. Mit Kommentaren mit Threads und der einfachen gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, entfällt die Suche nach alten E-Mails. Einzige Voraussetzung, der Partner benötigt ebenfalls Workplace.

Workplace Groups auf Mobile und Desktop

Workplace Groups auf Mobile und Desktop

 

Organigramm

Workplace erlaubt das Erstellen eines Unternehmensorganigramm, nicht nur mit Namen, sondern auch mit einem Gesicht. Je mehr Menschen in einem Unternehmen arbeiten, desto komplizierter wird es. Und niemand mag es, Zeit zu verschwenden, um herauszufinden, mit wem man reden muss, um Dinge zu erledigen. Mit der Organigrammfunktion kann jeder im Unternehmen schnell individuelle Profile und Teaminformationen nachschlagen. Ein Klick auf den Namen einer Person zeigt die Profilseite, das Organigramm zeigt den Standort, die Kontaktdaten, den Vorgesetzten und die Teamstruktur und auf Wunsch sogar den Tagesplan.

Workplace Organigramm

Workplace Organigramm

 

News Feed

Wie in Facebook bietet Workplace einen News Feed, einfach mit arbeitsbezogenen Themen. Der News Feed ist der persönliche Guide zu den Aktualitäten im Unternehmen. Man kann sich über die wichtigen Informationen auf dem Laufenden halten – ohne vom Rest abgelenkt zu werden. Viele kennen die Problematik von Chat – zu viele Nachrichten heisst auch Überforderung. News Feed verwendet eine fortschrittliche KI, um dem Mitarbeiter die Updates von den Personen und Projekten, die für ihn wichtig sind, in einem scrollenden Feed von Beiträgen zu zeigen. So bleibt man mit der Arbeit und dem Team in Verbindung, ohne jede Meldung angezeigt zu bekommen. Der News Feed sorgt auch dafür, dass Beiträge zur richtigen Zeit von den richtigen Personen gesehen werden. Und mit Vorlieben, Kommentaren und Reaktionen kann man ein sofortiges Feedback am Puls des Geschäfts erhalten.

News Feed in Workplace auf Mobile und Desktop

News Feed in Workplace auf Mobile und Desktop

 

Live Video

Eine interessante Funktion ist Live Video. Wenn ein Bild mehr sagt als tausend Worte, ist Video unbezahlbar – und Live-Video ist eine völlig neue Art der Kommunikation. Es ist nicht mehr nötig, ein Memo in eine Gruppe zu posten und zu hoffen, dass es andere Mitarbeiter bemerken. Mit Live-Video erhält man sofortigen Zugang zur gesamten Projektgruppe, zum Team oder zum ganzen Unternehmen – mit Echtzeit-Feedback in Form von Kommentaren oder Reaktionen. Live-Video ist auch gut für die Kultur. Es ist unmittelbarer, direkter und persönlicher als traditionelle Firmenkommunikation. Und da man von überall her live gehen kann, ist es eine grossartige Möglichkeit, eine aktuelle Aufnahme zu zeigen oder sogar einen Blick hinter die Kulissen zu werfen.

Workplace Live Video - auf Mobile und Desktop

Workplace Live Video – auf Mobile und Desktop

 

Auto Translate – übersetzen in 46 Sprachen ohne Aufwand

Eine sehr spannende Funktion, für internationale Teams, ist Auto Translate. Die Überwindung der Sprachbarriere ist der Schlüssel zu einem globalen Unternehmen. Dies gilt insbesondere für Organisationen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt. Allzu oft werden grossartige Ideen nicht umgesetzt, weil die Teams einfach nicht effektiv miteinander sprechen können. Auto Translate macht die globale Kommunikation einfach. Wenn der Newsfeed einen Beitrag in einer anderen Sprache sieht, bietet er an, ihn sofort zu übersetzen. Keine zusätzlichen Schritte und keine Zeitverschwendung.

Workplace Auto Translate - automatisch übersetzen

Workplace Auto Translate – automatisch übersetzen

 

Integrationen  in Workplace

Workplace ist nicht ein in sich geschlossenes System, sondern erlaubt das Andocken von Dritt-Tools. Workplace ist mit den gängigen Unternehmenswerkzeugen verbunden, sodass das Team die Arbeit schneller erledigen kann. Die wachsende Sammlung von Integrationen hilft dabei, diese gemeinsam zu nutzen, auf dem neuesten Stand zu bleiben und Prozesse zu vereinfachen.
Die Integrationen sind vielseitig und beginnen bei Dropbox, Google Drive und Office365, über Salesforce, Jira Cloud, Zoom, Cisco Webex, zu Trello, Sharepoint, Hubspot, SurveyMonkey, zu Adobe Sign und vielen weiteren Anbietern.

Integrationen für Workplace

Integrationen für Workplace

 

Safety Check

Der bekannte Safety Check von Facebook gibt es auch in Workplace. Gerade für international tätige Unternehmen eine interessante Funktion. Das Funktionieren vom Sicherheitscheck hängt von der Qualität der Mitarbeiterdaten am Arbeitsplatz ab. Daher hat Facebook mehrere Möglichkeiten für einen Import dieser Daten entwickelt. Dazu gehören die Mitgliedschaft in Workplace-Gruppen, Standortinformationen, die im Workplace eigenen Organigramm enthalten sind, oder eine herkömmliche Tabellenkalkulation mit einer Namensliste. Von News-Feed-Benachrichtigungen bis hin zu Chat-Bots und E-Mail – Facebook hat dafür gesorgt, dass Safety Check-Benachrichtigungen überall dort angezeigt werden, wo Mitarbeitende gerade hinschauen. Man behält den Überblick über wichtige Informationen mit einem Echtzeit-Dashboard, inklusive dem Status der Mitarbeiter, welches auch die History der Kontaktversuche anzeigt.

Safety Check für Workplace

Safety Check für Workplace

 

Weitere Funktionen

Workplace bei Facebook bietet viele weitere Funktionen und wird laufend ausgebaut.

 

Workplace ist von Facebook – was ist mit dem Datenschutz?

Die Legende, dass Facebook mit dem Datenschutz Probleme hätte, ist hartnäckig, weit verbreitet und schlichtweg falsch. Workplace ist vom blauen Facebook komplett losgelöst und eigenständig. Workplace ist gemäss ISO27001, ISO27.018, sowie nach dem SOC2 und SOC3 Standard zertifiziert, unterliegt dem EU-US- und dem Swiss-US-Privacy-Shield und komplett DSGVO kompatibel.

Workplace Security & Datenschutz

Workplace Security & Datenschutz

 

Wer nutzt Workplace by Facebook?

Neben Hutter Consult AG nutzen viele kleine und grössere Unternehmen Workplace by Facebook, beispielsweise Walmart, Starbucks, Air Asia, Heineken, Spotify, Dominos, Nestlé, RBS Royal Bank of Scottland, WWF, Hootsuite, GoPro, Telenor, Danone, Booking.com und über 30’000 weitere Unternehmen.

 

Was kostet Workplace by Facebook?

Während den ersten 30 Tagen nichts. Danach ist es abhängig vom Plan. Für kleinere Teams und Vereine, mit einer eingeschränkten Anzahl von Gruppen und weiteren Einschränkungen, kann Workplace kostenlos verwendet werden. Für Unternehmen gibt es bereits mit dem Advanced Plan eine interessante Möglichkeit mit praktisch allen Funktionen für 4$ pro Nutzer pro Monat. Für weltweit tätige Unternehmen mit Konzernstruktur gibt es mit dem Enterprise-Plan eine Möglichkeit für 8$ pro Nutzer pro Monat.

Kosten für Workplace

Kosten für Workplace

 

Für Regierungs- und Nothilfeorganisationen gibt es Workplace aktuell für ein Jahr kostenlos!

 

Wie nutzt Hutter Consult AG Workplace?

Als Workplace by Facebook öffentlich zugänglich wurde, haben wir uns bei Hutter Consult AG, nach einer Evaluation mehrerer Tools, für den Einsatz von Workplace entschieden. In der Evaluation hatten wir neben Slack auch die damalige Version von Microsoft Teams im Auge sowie zwei agenturspezifische Tools für Kommunikation und Auftrags- & Task-Verwaltung.

Das Tool-Umfeld bei Hutter Consult AG

Wir nutzen in der täglichen Arbeit mehrere Tools, sämtliche Tools liegen in der Cloud und erlauben eine dezentrale Arbeit, was natürlich für die aktuelle Situation perfekt ist. Und ja, man könnte weniger Tools nutzen, aber wir haben uns entschieden, für die von uns gestellten Anforderungen jeweils das am besten für uns geeignete Tool einzusetzen und lieber mit entsprechenden Schnittstellen zu arbeiten, als Abstriche im Funktionsumfang vorzunehmen.

Datenablage und Dokumentenmanagement
Für die Datenablage benutzen wir Microsoft Office365 in Verbindung mit M-Files. Der Funktionsumfang von Office365 dürfte den meisten geläufig sein, neben den Standardprogrammen wie Outlook, Word, Excel und Co. nutzen wir beispielsweise OneNote für interne Dokumentation, Anleitungen, Know how Austausch und Meeting-Protokolle, sowie Teams für das Video-Conferencing intern und/oder mit externen Partnern. Für Dokumenten-Workflows, die DSGVO-konforme Datenverwaltung und für das Archivieren von E-Mail-Nachrichten, nutzen wir M-Files. Ein mächtiges und spannendes Instrument, welches Daten aus unserer Buchhaltungssoftware übernimmt.

Offertwesen, Auftragsverwaltung, Projektstundenverbuchung, Buchhaltung und Arbeitszeiterfassung
Für das ganze Auftragswesen, d. h. von der Offerte, über die Auftragsbestätigung, zur Stundenverbuchung, Rechnungsstellung und Buchhaltung, verwenden wir die Schweizer Buchhaltungssoftware Bexio. Auch Bexio arbeitet in der Cloud und erlaubt das Andocken von Tools via API. Ein europäisches Pendant-Produkt wäre die Lösung von Billomat. Für die Erfassung der Arbeitszeit und die Ferienverwaltung, nutzen wir die SaaS Lösung Clockodo, welche wiederum Daten von Bexio erhält und an Bexio übergibt.

Prozesse / Task-Management / Aufgaben
Interne Prozesse, das gesamte Task-Management für Kundenprojekte, Aufgaben der Mitarbeiter, OKR, Projektmanagement und Weiteres, läuft über Asana. Asana ist Gold wert und perfekt geeignet für das Abbilden sehr komplexer Prozesse. Einige unserer Kunden nutzen ebenfalls Asana, was eine nahtlose Zusammenarbeit in Projekten erlaubt.

Kommunikation extern
Für die externe Kommunikation im Projektgeschäft verwenden wir Outlook (E-Mails), Microsoft Teams (Video Conferencing), Asana und Workplace von Facebook (falls der Kunde ebenfalls Asana und / oder Workplace nutzt), Zoom.us und Webex für Video-Conferencing.

Interne Kommunikation
Bei der internen Kommunikation entscheiden wir strikt zwischen “Projekt-Kommunikation” und “allgemeine Kommunikation”. Die Projektkommunikation wird ausschliesslich in Asana abgewickelt, es werden keine Mails intern versendet und wenn, dann nur, wenn der Kunde in die Korrespondenz integriert wird. Für die allgemeine Kommunikation nutzen wir ausschliesslich Workplace. Es werden keinerlei interne Mails versendet.

Was publizieren wir in Workplace?
Wir publizieren in Workplace eigentlich alles, was für die interne Kommunikation Sinn macht. Dabei unterscheiden wir wiederum zwischen “kurzfristiger Kommunikation”, also Inhalte, die nur einen kurzzeitigen Wert haben, und “langfristiger Kommunikation”, d. h. Inhalte die aufbewahrt werden sollen.

Kurzfristige Kommunikation
Als kurzfristige Kommunikation ist “belanglose” Kommunikation oder Inhalt, der nach kurzer Zeit nicht mehr relevant ist, definiert. Die kurzfristige Kommunikation wird im Chat abgehandelt. Chats gibt es bei Workplace mehrere. Einzelchats zwischen zwei oder mehreren Personen und Gruppen- beziehungsweise Team-Chats. Die kurzfristige Kommunikation findet zwischen einzelnen Personen, Teams oder dem ganzen Unternehmen im jeweiligen Chat statt.

Beispiel "Team-Chat" in Workplace

Beispiel “Team-Chat” in Workplace

 

Langfristige Kommunikation

Als langfristige Kommunikation sind alle die Inhalte definiert, die nicht zur kurzfristigen Kommunikation zählen und entsprechend aufbewahrt werden und wiederauffindbar sein sollen.

Für die langfristige Kommunikation haben wir in Workplace eine Vielzahl von Gruppen definiert.
Es gibt Gruppen für:

  • Teams / Abteilungen
  • Themen
  • Projekte

Bei uns in Workplace sieht das so aus.

Gruppen im Workplace von Hutter Consult AG

Gruppen im Workplace von Hutter Consult AG

 

Innerhalb der Gruppen ist wiederum geregelt, welche Inhalte in welche Gruppen gehören. Beispielsweise gehört “Know how” zu Facebook und Instagram in die entsprechende Know How Gruppe, allerdings Handlungsempfehlungen im Team zum Arbeiten mit Ads in die Gruppe des jeweiligen Teams. Oder Informationen zu Anpassungen, Hilfestellungen oder Unterbrüchen in der IT in die entsprechende Gruppe “HuCo IT-Helpdesk”. Informationen für das ganze Team, welche nicht einen Themen-Bezug haben, werden wiederum in der Team Gruppe abgehandelt.

Arten von Publikationen

Auch die Arten der Publikationen unterscheiden sich in Workplace. Während beispielsweise in “Know how Bereichen” eher Links zu Websites, zu Inhalten auf OneNote oder zur File-Ablage auf OneDrive publiziert werden, verwenden wir in anderen Gruppen Inhalte wie Videos, Bilder, Umfragen, Text, etc.

Beispiel eines Link-Beitrages in Workplace

Beispiel eines Link-Beitrages in Workplace

 

Für die interne Kommunikation haben wir beispielsweise für 2020 ein Format etabliert, wo sich der Geschäftsführer mindestens wöchentlich mit einem Video an das Team wendet. In diesem Video wird die Woche Revue passieren gelassen, einen Ausblick auf die nächsten Tage gemacht oder andere wichtige Informationen verpackt.

Beispiel Inhalt "Wochenrückblick" in Workplace

Beispiel Inhalt “Wochenrückblick” in Workplace

 

Workplace ist keine Datenablage

Bei der Anwendung von Workplace haben wir uns dazu entschlossen, dass wir Workplace nicht als Datenablage nutzen, d. h. Dokumente werden jeweils in den herkömmlichen Ablageformaten gespeichert (OneNote, OneDrive, M-Files) und entsprechend auf Workplace nur referenziert.

Warum haben wir uns für Workplace entschieden?

Bei der Evaluation waren mehrere Tools beteiligt, beispielsweise auch das sehr beliebte und weit verbreitete Slack. Entscheidend für die Wahl von Workplace bei Facebook waren mehrere Punkte:

Einfachheit

Workplace ist von der Bedienung her wie Facebook und kann ohne grosse Schulung eingesetzt werden. Die Funktionen sind selbsterklärend und an die normale Nutzung von Facebook angelehnt.

Multi-Device fähig

Workplace ist geräteübergreifend einsetzbar, sowohl unterwegs auf dem Mobile-Device, wie auch am Desktop oder Notebook. Zusätzlich steht für die Video-/Audio-Telefonie Portal von Facebook für Workplace seit Dezember zur Verfügung. Mit der Möglichkeit Anrufe und Video-Conferencen in Gruppen durchzuführen, bietet Workplace eine Alternative zu Teams und anderen Video-Tools. Sogar Desktop-Sharing ist über den Messenger von Workplace möglich.

Facebook Portal für Workplace (Quelle: Facebook)

Facebook Portal für Workplace (Quelle: Facebook)

Grosser Funktionsumfang

Workplace bietet viele Funktionen, die je nach Team-/Umfeld-Konstellation verwendet werden können, aber nicht verwendet werden müssen. Beispielsweise sind Funktionen wie Veranstaltungen, aber auch der Messenger, Live-Videos, etc. möglich.

Verteilung / Trennung  der Informationen

Entgegen bei reinen Chat-Tools, wie beispielsweise Slack, können Themen und Inhalte bei Workplace einfach getrennt werden. Eine Informationsüberflutung, auf Grund der chronologischen Meldungen, findet nicht statt. Der Mitarbeiter kann selber bestimmen, welche Informationen angezeigt werden sollen und welche nicht, welche Gruppen relevant sind, welche nicht.

Unterschiedliche Informationsgefässe und Beitragsarten

Auch die Möglichkeit mit unterschiedlichen Informationsgefässen und Beitragsarten zu arbeiten, war entscheidend für Workplace. Die Nutzung von Alben, Videos, Live-Videos, aber auch Dokumenten, Bildern, Audioformaten, etc. erlaubt einen sehr umfangreichen und diversifizierten Einsatz.

Kostengünstig – man bezahlt nur für aktive Nutzer

Der Preis von 4$ pro aktiven Nutzer ist sehr überschaubar und moderat. Menschen, die Workplace nicht aktiv nutzen, werden von Facebook nicht in Rechnung gestellt. Im Falle von Hutter Consult mit 26 aktiven Nutzern, sind die Kosten mit 104$ im Monat sehr günstig. Ähnliche Tools mit einem ähnlichen oder reduzierten Funktionsumfang waren im Vergleich teurer.

Voraussetzung für den Erfolg

Damit Workplace erfolgreich eingesetzt werden kann, sind einige Punkte wichtig:

Workplace ist die Drehscheibe für die interne Kommunikation

Wir mussten, gerade in der ersten Phase, alle Mitarbeiter dazu zwingen, konsequent auf “interne” E-Mails zu verzichten.

Regeln / Guidelines sind notwendig

Regeln und Guidelines helfen, dass Workplace sinnvoll eingesetzt werden kann. Guidelines, die dabei helfen zu entscheiden, …

  • was wird wo abgelegt
  • welcher Inhalt eignet sich besser für den Chat
  • was ist sinnvoller in Gruppen untergebracht
  • bei welchen Anwendungen ist eine Umfrage sinnvoller, als eine offene Frage
  • wann sagt man es besser per Video
  • etc.

Der Einsatz wird mit entsprechenden Regeln und Guidelines konsistenter und im Endeffekt einfacher und effizienter.

Es braucht Leader

Wie bei vielen Themen braucht es auch bei Workplace Leader. Leader, die laufend den Einsatz vorleben, die neue Themen anstossen und fortlaufend mit gutem Beispiel vorangehen.

 

Fazit

Workplace bei Facebook ist ein phänomenal einfaches, stabiles und in der Funktion umfangreiches Tool für die interne Kommunikation und Kollaboration. Es ist sicher im Datenschutz, erlaubt sinnvolle Administrationsfunktionalitäten (auch im Konzerneinsatz), kann individuell angepasst werden und vereinfacht das Leben im Unternehmen massiv. Wir sind froh, dass wir Workplace eingeführt haben und schätzen gerade in der aktuellen Krisenzeit, dass wir ein funktionierendes Tool im Einsatz haben, was uns auch bei dezentraler Organisation im Home Office eine perfekte Kommunikation erlaubt.

 

Hilfestellung bei der Einführung

Verantwortliche von Unternehmen und Organisationen, welche Workplace einführen möchten, beraten wir gerne rund um den Einsatz. Das Team von Hutter Consult AG kann in folgenden Themenbereichen unterstützen:

  • Konzeption
  • Setup und Konfiguration
  • Guidelines
  • Schulung und Einführung von Mitarbeitern
  • Support

Gerne sind wir behilflich!

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