23.08.2021 HR / Recruiting / Employer Branding / Talent Solutions

HR-Marketing: Der wichtige Einfluss eines Bewerbermanagement Systems in der Candidate Journey

Der Bewerbungsprozess als wichtiger Schritt in der Candidate Journey wird häufig über ein Bewerbermanagement System abgewickelt. Was in der Bewerbungsphase zu beachten ist und was ein gutes Bewerbermanagement System, auch ATS (Application Tracking System) genannt, dazu beitragen kann, erklären wir in diesem Beitrag.

Ivan Urenda
10 Min. Lesezeit
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Täglich treffen wir Hunderte Entscheidungen, einige davon bewusst, andere eher intuitiv. Auch die Reise, welche potenzielle Kandidaten durchlaufen, ist mit vielen Entscheidungen verbunden. Wie bei einer Reise, beschreibt die sogenannte Candidate Journey die einzelnen Berührungspunkte, die potenzielle Kandidaten vor, während und nach dem Bewerbungsverfahren durchlaufen. Diese Reise der Kandidaten lässt sich in unterschiedliche Phasen einteilen. Analog einer Schnitzeljagd, sammeln Kandidaten an diesen einzelnen Touchpoints immer mehr Informationen über einen Arbeitgeber oder eine ausgeschriebene Stelle und bilden sich somit eine fundierte Meinung.

Phasen der Candidate Journey

Quelle: Vgl. TalentLyft

Die einzelnen Touchpoints sind die grossen Ereignisse, aber auch die kleinsten Details, die eine Reise so unvergesslich machen. Während einige positiv sind, prägen andere Erfahrungen das Bild eher negativ. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Kandidaten den Bewerbungsprozess abbrechen und sich eventuell für einen Mitbewerber entscheiden.

So können beispielsweise in der Wahrnehmungsphase Beiträge auf Social-Media-Kanälen oder Aussagen zu einer Unternehmung aus dem persönlichen Netzwerk oder der Presse bereits einen Einfluss darauf haben, ob ein Unternehmen als potenzieller Arbeitgeber in Betracht gezogen wird oder nicht.

Wenn die Aussagen und Informationen positiv waren, weckt es bei potenziellen Kandidaten die Neugier und sie fangen an, sich in der Beachtungsphase bewusst Informationen zu beschaffen. Hier sind Faktoren wie Social Media- oder Karrierewebseiten Auftritte, Job-Newsletter sowie Arbeitgeberbewertungen auf kununu oder Glassdoor wichtige Einflussgrössen auf das weitere Verhalten.

Der Übergang in die nächste Phase der aktiven Jobsuche ist fliessend. Hier werden die Informationsquellen aus der Beachtungsphase bewusst aufgesucht und noch ergänzt mit der Suche auf Jobplattformen und allenfalls noch durch Google Bewertungen erweitert.
Wenn es in die Bewerbungsphase sowie den anschliessenden Selektionsprozess geht und potenzielle Kandidaten den «Hier bewerben» Button drücken, kommen in der Praxis häufig im Hintergrund sogenannte ATS Tools zum Einsatz.


Das Bewerbermanagement System (ATS)* ein wichtiger Faktor in der Bewerbungsphase

In dieser Phase der Candidate Journey erleben Kandidaten hautnah, wie eine Unternehmung den Bewerbungsprozess handhabt. Diese Phase hat einen entscheidenden Einfluss auf den Employer Brand, da hier die vorher in unterschiedlichen Touchpoints gepriesenen Vorzüge und kulturellen Eigenheiten einer Unternehmung, von Kandidaten 1:1 erlebt werden.
Ab dem Moment wo der «Hier bewerben» Button gedrückt wird, führen ATS Tools sowie die dazu gehörenden Prozesse, Kandidaten durch den Bewerbungsprozess. Meistens erleben Bewerbende diesen Prozess nicht optimal. Die Gründe dafür sind sehr unterschiedlich.

Als Erstes müssen die persönlichen und beruflichen Angaben im System eingegeben werden, welche schon im CV aufgeführt sind. Dann kann es zu Problemen führen, wenn es um das Hochladen der Bewerbungsunterlagen geht. Entweder ist die Filegrösse limitiert oder man muss die Bewerbungsunterlagen an die Vorgaben des Tools anpassen.

Fast 40 % der Kandidaturen, welche einen Bewerbungsprozess abrechen, tun dies, weil der Bewerbungsprozess voller Hürden oder zu kompliziert ist. (Quelle: indeed, steptone)

Dazu gehören auch lange Antwortzeiten oder keine Reaktionen auf Bewerbungen. Eine interagierende Kommunikation zwischen Bewerbenden und Unternehmen wird häufig bewusst nicht gewollt oder ist aufgrund des ATS Tools nicht möglich. Gerade diese Kommunikations- oder Feedback- Kultur ist aber ein wichtiges Bewertungskriterium von Bewerbenden.
Schaffen es Unternehmen hingegen mit bewerberfreundlichen, professionellen sowie transparenten Prozessen, Kandidaten auf eine positive Reise mitzunehmen, kommen sie schneller zu ihren Wunschkandidaten und können ihren Employer Brand auf dem Arbeitgebermarkt festigen.

Es gibt eine Vielzahl an ATS Tools auf dem Markt die ihre Vor- und Nachteile mitbringen. Nachfolgend möchten wir einige Kriterien hervorheben, die ein modernes ATS-Tool sowohl als Unternehmens-, wie auch aus Candidate-Experience Sicht mitbringen sollte.

*ATS =Application Tracking System


Die Vorteile eines ATS Tools basierend aus der Praxis

Folgend werden die verschiedenen Vorteile eines ATS Tools im Hinblick auf den Praxisbezug aufgezeigt.

Zeit und Ressourcen sparen

  • Eine einfache Bedienung, Best-Practice Webinare sowie Unterstützung durch Video-Tutorials und FAQ’s sind ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines ATS Anbieters.
  • Nicht zu unterschätzen sind der mögliche Kostenaufwand für laufenden Support sowie für individuelle Systemanpassungen.

Produktivität der Recruiter wird erhöht

  • Es ist abhängig davon, wie bedienerfreundlich das technische Aufsetzen einer Rekrutierungskampagne im ATS Tool ist.
    (z.B. Workflows sowie Rekrutierungsteams anlegen, Inserate aufsetzen, Fragebögen für Vorabklärung erstellen oder Bewertungskriterien für Assessoren hinterlegen, etc.)

Bessere Überwachung und Verwaltung des Recruiting-Prozesses

  • Wichtig ist hier, den Prozess möglichst einfach für Kandidaten zu gestalten und dabei nicht die Vereinfachung nur aus HR-Sicht zu betrachten.
  • Je individueller die Workflows im ATS Tool möglich sind, umso besser wird die Candidate Experience für die Bewerbenden.

Abteilungsübergreifende Kommunikation wird vereinfacht

  • Das kann nur dann passieren, wenn Prozesse visualisiert und einfach dokumentiert sind.
  • Ein gutes ATS bietet eine einfache Darstellung der wichtigsten Informationen pro Bewerbung und für den ganzen Rekrutierungsprozess.
  • Dies ermöglicht eine vereinfachte Kommunikation zwischen Recruitern und Linienvorgesetzten.

Bessere Organisation und Struktur der Rekrutierungsprozesse

  • Bewerbungsprozesse sollten individuell pro Vakanz definiert werden können, um den Bedürfnissen der Bewerber gerecht zu werden.
  • Die Rekrutierung einer Kaderfunktion beispielsweise, umfasst meist zusätzliche Schritte, als diejenigen einer Fachfunktion.
  • Mit individuellen Workflows und Erinnerungsfunktionen kann dem Rechnung getragen werden.
  • Unternehmensintern ist es wichtig, eine Service-Level Vereinbarung festzulegen, welche die Schnittstellen und Verantwortlichkeiten klärt.
  • Rekrutieren ist immer eine Teamsache, in der alle Beteiligten ihren Teil zeitnah beitragen müssen, damit eine positive Candidate Experience sichergestellt werden kann.

Besseren Überblick über alle Bewerbungen haben

  • ATS zeigen auf, in welchem Schritt im Bewerbungsprozess sich eine jeweilige Bewerbung befindet.
  • Gute ATS besitzen Erinnerungsfunktionen, die einem aktiv darauf aufmerksam machen, wenn ein Feedback an einen Kandidaten fällig wird.

Schnelle und fundierte Rekrutierungsentscheidungen

  • Entscheidend ist hier, dass alle involvierten Personen ihre Feedbacks oder Ratings nach Interviews zeitnah abgeben, damit Entscheidungen gefällt werden können.
  • Idealerweise sieht man in einem ATS Tool auf einen Blick, welche Interaktionen mit dem Kandidaten stattgefunden haben.
  • Feedbacks und Kommentare vereinfachen den Entscheidungsprozess.

Schnelle Reaktionszeiten verbessern die Candidate Experience (Einfluss auf das Employer Branding)

  • Das System sollte es technisch vereinfachen, die Prozesse schlank aufzusetzen.
  • Mit vorgegebenen Reaktionszeiten (Sevice Levels) werden die involvierten Personen im Rekrutierungsprozess vom ATS idealerweise darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Reaktion oder ein weiterer Schritt fällig wird. Somit nimmt das System Einfluss auf die Kommunikation im Prozess.
  • Das Image als Arbeitgeber wird dadurch im Bewerbermarkt nachhaltig gestärkt. Arbeitgeberbeurteilungsplattformen, wie kununu oder Glassdoor, sind voll von entsprechenden Negativkommentaren, die sich auf den Rekrutierungsprozess beziehen.

Mittels Multiposting Tool, Stellen über verschiedene Stellenplattformen veröffentlichen

  • Es ist vorher zu prüfen, wie einfach es ist, mittels eines solchen Tools, die Stellen auf unterschiedlichen Stellenplattformen und Social Media aufzuschalten.
  • Ein weiteres Klärungskriterium ist, wie schnell das Multiposting-Tool neue Plattformen einbinden kann. Meistens sind solche Multiposting-Tools externe Lösungen und bieten eine Vielzahl an Plattformen an.
  • Idealerweise hat man beim ATS Partner eine Ansprechsperson, welche solche Themen abklären kann.

Vorlagen für Stellenanzeigen

  • Es soll darauf geachtet werden, dass es einfach ist, Vorlagen im gewünschten Corporate Design erscheinen zu lassen.
  • Mit unterschiedlichen Vorlagen können zudem gezielt, unterschiedliche Zielgruppen angesprochen werden. Je mehr individuelle Vorlagen vorhanden sind, desto besser die Auswahl. Mittels zusätzlichem Programmieraufwand sollten die genauen CD-Vorgaben umgesetzt werden können.

Einfache, aufschlussreiche Reports

  • Messung diverser KPI’ s ermöglichen einen effizienten Budgeteinsatz. (Response pro Kanäle, Time-to-hire, etc.)
  • Hier ist darauf zu achten, dass die Reports einfach aufgesetzt werden können und kein zusätzlicher Programmieraufwand nötig ist.
  • Es ist wichtig, mit den Ergebnissen auch entsprechende Massnahmen auszulösen.

Diese Extras unseres ATS Partners Prescreen, haben uns überzeugt

Cloud Lösungen und Mobile optimiert

  • In der heutigen mobilen Arbeitswelt ist es wichtig, von überall auf wichtige Daten Zugriff zu haben. Mit den cloudbasierten Lösungen die auch Mobile optimiert sind, kann man das Bewerbermanagement von überall betreiben.

CV Parsing

  • CV Parsing nennt man das automatische Analysieren und Auslesen von Lebensläufen im Online-Bewerbungsprozess. Wichtige Bewerberdaten wie Name, Adresse oder Ausbildung filtert der CV Parser aus dem hochgeladenen Lebenslauf heraus und überträgt sie sinnvoll strukturiert in ein Bewerbermanagementsystem.
  • Das nimmt dem Bewerbenden die Hürde, alle Stammdaten nochmals eingeben zu müssen und hilft, die Bewerber-Abbruchsrate tief zu halten.

E-Mail Parsing

  • Prescreen erkennt E-Mail-Bewerbungen und importiert diese automatisch in das Bewerbermanagementsystem zur Bewerberverwaltung. Der Lebenslauf des Bewerbers wird dabei nicht nur als PDF hinterlegt, sondern auch ausgelesen und parametrisiert. So erhält man ein vollständiges Bewerberprofil.
  • Zudem werden sämtliche E-Mails von Kandidaten direkt in den ATS Zugang importiert.

Matching-Algorithmus

  • Der Matching-Algorithmus unterstützt Recruiter bei der Vorauswahl von Bewerbungen. Diese werden analysiert und die Fähigkeiten der Kandidaten mit den Anforderungen der Stelle verglichen.
  • Dadurch erhält man eine visualisierte Priorisierung mit den vielversprechendsten Bewerbungen.

Einfaches Set-up

  • Nach einer Anmeldung und dem Anlegen eines Accounts kann man bereits das ATS entsprechend seinen Bedürfnissen aufsetzen und konfigurieren.
  • Das ATS kann mittels Widget oder API (Programmierschnittstelle) in die Karrierewebseite integriert werden.

Automated Workflows

  • In der Professional Version ist es möglich, seinen eigenen Rekrutierungsprozess mit automatisierten Arbeitsschritten und Prozessketten aufzustellen. Es kann eine Vielzahl an Auslösern, Bedingungen und Aktionen definiert und miteinander verbunden werden.
  • Reaktionszeiten werden damit minimiert und eine individuelle Kommunikation ermöglicht.

Erinnerungsfunktion

  • Die Erinnerungsfunktion hilft, je nach Einstellung, auf einen zu langen nicht geänderten Status aufmerksam zu machen.
  • Dadurch wird gewährleistet, dass keine Bewerber im Prozess hängen bleiben.

Remote Recruiting mittels Videointerviews

  • Gerade während der Corona-Zeit hat sich gezeigt, dass dies eine wertvolle und effiziente Alternative im Recruiting ist, um eine erste Vorevaluation vorzunehmen.
  • Passive oder zeitversetze Videos eignen sich für die Vorevaluation. Hier kann man bei Kandidaten, Sprachkenntnisse oder andere Themen vorab klären.
  • Live Videos ersparen den Bewerbern und Interviewpartnern den Anfahrtsweg. Physische Interviewräume sind nicht mehr nötig.

Active Sourcing Möglichkeit

  • Durch ein bezahltes Upgrade ist es möglich, den Zugang zum «Xing Talent Manager» mit 16 Mio. Mitgliedern aufzuschalten.

Talentpools

  • Wenn man auf die potenziellen Kandidaten zurückgreifen möchte, die für eine Bewerbung nicht in Frage gekommen sind aber trotzdem spannend für das Unternehmen sind, lohnt sich das Anlegen eines oder mehrerer Talentpools.
  • Somit kann man später mit gezielten Direktansprachen oder Newsletters mit Kandidaten in Kontakt bleiben.
  • Anhand einfacher Suchabfragen und Volltextsuchen lassen sich Kandidaten später im Pool einfach wieder finden.

Talent Pool Matching

  • Der Talentpool kann mithilfe eines Matching-Algorithmus passende Kandidaten für eine Vakanz vorschlagen.
  • Somit kann die eigene Datenbank helfen, passende Profile zu finden, bevor kostenpflichtige Jobanzeigen extern veröffentlicht werden.

Karriere Webseite (Career Page)

  • Eine Karrierewebseite ist ein wichtiger Touchpoint in der Candidate Journey.
  • Wichtig ist eine nahtlose Integration mit der Möglichkeit, im selben Corporate Design aufzutreten.
  • Zu prüfen ist, wie bedienerfreundlich das Gestalten und Integrieren von Text, Videos und Fotos ist.
  • Zudem sollte sie Suchmaschinen als auch Google for Jobs optimiert sein.
  • Ergänzend kann man verschiedene Landing Pages für spezielle Anlässe wie Karrieremessen oder individuelle Jobkategorien erstellen.

Reports und Auswertungen

  • Mittels einem Tracking-Link in den Stellenausschreibungen ist es möglich zu evaluieren, über welchen Kanal welche Bewerbungen eingegangen sind. Zudem sind weitere Kennzahlen und Reports einfach im System zu erstellen.

Feedback Funktion für Bewerber*

  • Diese Funktion ermöglicht das Einholen von Feedbacks bei den Bewerbern.
  • Diese Feedbacks werden automatisch an kununu weitergeleitet. Die Bewertungen sind anschliessend in Prescreen anonymisiert sichtbar.
    * kombinierbar mit kununu

Vorevaluationsfragen / Online Assessments

  • Ob vornherein oder nachträglich können Kandidaten mittels Fragebögen, personalisierten E-mails mit Aufgabenstellungen oder Online Assessments (nur in der professional Version inklusive) zu spezifischen Themen befragt und getestet werden.

QR-Code Bewerbung

  • Es ist möglich pro Stelle einen QR-Code zu generieren, damit Bewerbende sich nach dem Scannen des QR-Codes einfach bewerben können.

Feedback von Team-Mitgliedern

  • Diese Funktion ermöglicht allen Interview-Teilnehmern ihr Feedback zu platzieren und somit einen transparenten Rekrutierungsprozess sicherzustellen.
  • Dies hilft bei einer finalen Entscheidung und ermöglicht somit das Berücksichtigen aller Meinungen.

Integration des Firmen Kalenders für das Interview Management

  • In der Professional Version kann Outlook integriert werden und ermöglicht somit eine einfache Interviewkoordination, welche vom Recruiter direkt erfolgen kann.

DSGVO Datenschutz Konformität

  • Da die neuen DSGVO-Vorschriften in Europa umgesetzt werden und der Datenschutz als Ganzes weltweit immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist ein Bewerbermanagementsystem, das DSGVO-konform ist, hilfreich.

Bevor man sich eine ATS Lösung anschafft, gilt es zu beachten, den eigene Bewerbungs- und Onboarding Prozess bewerberfreundlich und effizient zu gestalten. Anschliessend sollte man prüfen, ob diese Workflows in einem System übernommen werden können. Nebst der Preisthematik und Bedienerfreundlichkeit für die HR-Abteilung, sollte die Möglichkeit, eine positive Candidate Experience mit dem System zu gewährleisten, ein wichtiger Faktor im Entscheidungsprozess sein.

Fazit

Damit die Bewerbungsphase erfolgreich mit vielen Conversions wie z.B. «Eingereichte Bewerbungen», «Clicks auf den Bewerben Button» abgeschlossen werden kann, hilft zudem ein starker Employer Brand. Dieser kann erst dann entstehen, wenn die restlichen Phasen (Wahrnehmungsphase, Beachtungsphase, Phase der Jobsuche) Hand in Hand miteinander funktionieren. Eine Analyse der eigenen Touchpoints in allen vorgelagerten Phasen ist daher eine wichtige Grundlagenarbeit, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren sowie eine durchgängige Candidate Journey für Kandidaten erlebbar zu machen.

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