19.11.2020 Social Media

Social Media: Welches Social Media Management Tool ist das richtige für mich?

Auf was muss geachtet werden, um das Social Media Management Tool auszuwählen, welches am besten auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist? Nachfolgend wird aufgezeigt, welche Schlüsselfaktoren beachten werden müssen. Zudem steht eine Entscheidungsmatrix-Vorlage für die Bewertung verschiedener Tools zur Verfügung.

‎Dorian Kostanjsek
8 Min. Lesezeit
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Social Media oder Community Manager kämpfen Tag für Tag mit einer immer grösser werdenden Informationsflut, welche Sie bestmöglich bewältigen müssen. Bei ständig neu hinzukommenden Social Media Plattformen steigt auch der Aufwand sich selber bzw. das Unternehmen auf den entsprechenden Plattformen einheitlich zu präsentieren. Zudem stellt die Vielzahl an Social Media Plattformen für Unternehmen die Herausforderung dar, mit organischen und beworbenen Beiträgen die Community zu aktivieren und mit dieser zu interagieren. Denn jede Plattform hat ihre spezifischen Eigenheiten und spricht unter Umständen eine völlig andere Zielgruppe an. Daher muss man häufig bzw. täglich mehrmals von einer zur anderen Plattform wechseln. Social Media Management Tools können dabei unterstützen, indem sie die Plattformen bündeln, einen Grossteil zentralisieren und mit weiteren Funktionen die Arbeit erleichtern.

Vorgängige Evaluierung der Ziele und Bedürfnisse

Ein Social Media Management Tool sollte grundsätzlich folgende Bedürfnisse abdecken:

  • Konsolidierung möglichst aller genutzter Profile und Accounts auf den unterschiedlichen Social Media Plattformen
  • Relevante Kennzahlen über die Leistung der sozialen Medien zu erhalten
  • Einfache und individualisierbare Reportingmöglichkeiten
  • Förderung der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern
  • Benchmarking der Social-Media-Aktivitäten
  • Zeitersparnis bei der Verwaltung aller Kanäle
  • Entlastung durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben

Daneben existieren aber auch diverse individuelle Ziele, Bedürfnisse und Anforderungen, welche bei der Evaluation eines Social Media Management Tool ausschlaggebend sein können. Alle Tools haben verschiedene Stärken und Schwächen und hierbei gilt es jenes Tool zu identifizieren, welches die eigenen Ansprüche am besten abdecken kann.

Schlüsselfaktoren

1 . Unterstützte Social Media Netzwerke

Ein Social Media Management Tool sollte möglichst alle eingesetzten Netzwerke einbinden können. Diesbezüglich sollten folgende Überlegungen in die Evaluierung eines Tools einbezogen werden:

  • Welche Netzwerke werden unterstützt?
  • Gibt es auf einzelnen Netzwerken funktionale Einschränkungen (was öfter vorkommt als man annehmen würde, vor allem wegen der API)
  • Handelt es sich beim Tool Anbieter um einen offiziellen Partner? Es gibt zwar einige Anbieter, welche kurzfristig auch ohne Partnerschaft mehr Funktionen anbieten. Es ist aber zu empfehlen darauf zu achten, dass es sich beispielsweise um einen Facebook Partner handelt, damit die aktuellen Funktionen und zukünftigen Entwicklungen gewährleistet werden können.
  • Können alle Netzwerke über dasselbe Dashboard verwaltet werden? (Planung, Monitoring, gleichzeitige Ausspielung eines Beitrags, etc.)
  • Sind die Netzwerke genügend gekennzeichnet, sodass sie unterschieden werden können?

Es ist sinnvoller, ein zentrales Tool für alle Kanäle zu nutzen als jeweils ein eigenes pro Plattform. Auch wenn ein Tool, das viele Netzwerke abdeckt, möglicherweise auf den ersten Blick teurer und komplexer ist: Die Summe der Lizenzen für mehrere Tools wird diese Kosten in den meisten Fällen übersteigen. Dazu kommt noch die Bedienung und das KnowHow, welches für die einzelnen Tools benötigt wird.

2. Planung, Engagement und Kollaboration

Mit einem guten Tool können die Erstellung und Verbreitung von sozialen Inhalten langfristig geplant und vorbereitet werden. Um das zu gewährleisten, sollten die Tools auf folgende Überlegungen geprüft werden:

  • Beitragsplanung: Ermöglicht das Tool, Beiträge vorgängig zu erstellen und die Veröffentlichung dieser zeitlich festzulegen?
  • Wiederholungen: Wichtige Inhalte müssen teilweise mehrfach auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht werden. Stellt das Tool diese Funktion zur Verfügung?
  • Kampagnen: Ist es im Tool möglich, Kampagnen zu erstellen und so Inhalte thematisch zu gliedern?
  • Vorlagen: Können Vorlagen definiert werden? Dies kann bei der Beitragsplanung, aber auch bei der Moderation in Form von Antwortvorlagen nützlich sein.
  • Bild- und Dateiverwaltung: Können Beitragsbilder oder Dateien zentral über das Tool verwaltet werden? Diese Funktion ermöglicht eine zentrale und einheitliche Verwaltung von Media-Inhalten und Daten können wiederverwendet werden.
  • Beitragskuration: Um die verschiedenen Social-Media-Kanäle aktiv und wertvoll zu gestalten, muss eventuell auf Inhalte von anderen Quellen zugegriffen werden. Bietet das Tool hierfür eine automatische oder zumindest eine unterstützende Funktion?

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Engagement-Funktionen eines Tools:

  • Ermöglicht das Tool, direkt vom Dashboard auf Kommentare oder Nachrichten zu reagieren?
  • Können Inhalte oder Beiträge direkt im Tool kommentiert und geteilt werden?

Solche Funktionen ersparen viel Zeit, da nicht mehrere Plattformen separat bewirtschaftet werden müssen.

Und da nur selten eine einzelne Person für das Community Management zuständig ist, sind auch Kollaborationsfunktionen unabdingbar:

  • Gemeinsames Bearbeiten: Können Beiträge durch mehrere Personen gemeinsam erstellt und bearbeitet werden?
  • Rollen- und Rechteverwaltung: Steht ein umfassendes Rollen- und Rechtesystem zur Verfügung, wodurch die Zuständigkeiten und Möglichkeiten von Personen oder Gruppen geregelt werden können?
  • Freigabeprozess: Ist es möglich, Freigabeprozesse zu erstellen? Müssen diese mehrstufig sein?

3. Benutzerfreundlichkeit

Ein Social Media Management Tool ist nur so gut, wie es sich bedienen lässt. Wenn grundlegende Funktionen nicht oder nur sehr mühsam gefunden werden können, führt das zu Frustration und zu einer mangelnden Akzeptanz des eingesetzten Tools.

Bei der Auswahl eines Tools muss also auch zwingend beachtet werden, wie einfach es zu bedienen ist und wie intuitiv folgende Aufgaben erledigt werden können:

  • Erstellung von Beiträgen auf mehreren Plattformen
  • Community-Management (Bearbeitung von Nachrichten, Kommentaren, etc.)
  • Aufruf von Analysen und Berichten

Die meisten Tools stellen eine kostenlose Testversion zur Verfügung, mit welcher mögliche Aufgaben ausführlich in der Software selbst getestet werden können. Alternativ sind Online-Rezensionen eine gute Anlaufstelle, um sich eine erste Meinung über das Tool einzuholen.

4. Analyse und Reporting

Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt bei der Auswahl des richtigen Tools ist seine Analysekapazität und welche Art von Berichtfunktionen es bietet, um die Prozessoptimierung zu unterstützen. Einige wichtige Metriken, die mindestens abgedeckt sein sollten, werden im Folgenden aufgeführt:

  • Wachstum der Follower/Abonnenten
  • Engagement/Interaktionen
  • Post Performance (Übersicht über die einzelnen Posts mit der jeweiligen Leistung)
  • Post-Klick-Aktivität

Bei der Evaluierung eines Tools ist also eine vorgängige Ziel- und Kennzahlenmatrix unabdingbar, damit das Tool auf die Abdeckung dieser Metriken überprüft werden kann. Um auf die definierten Ziele ausgerichtete Reportings zu generieren, sollte ein Social Media Management Tool ebenfalls die Möglichkeit bieten, konfigurierbare und individualisierbare Reports und/oder Dashboards zu erstellen.

5. Monitoring / Social Listening

Verschiedene Sozial Media Management Tools ermöglichen es auch, Markenerwähnungen zu überwachen. So kann schnell auf Anfragen und Beschwerden der Nutzer sowie auf mögliche PR-Katastrophen rechtzeitig reagiert werden.

Neben der Verfolgung der eigenen Markenerwähnungen können auch die Erwähnungen von Konkurrenten sowie verschiedene Branchenbegriffe nachverfolgt werden.

6. Onboarding & Support

Die angebotenen Funktionen sind in den meisten Fällen sehr umfangreich und vielfältig. Eine initiale Onboarding-Schulung macht die Mitarbeitenden schnell fit und erleichtert ihnen den Einstieg in das Social Media Management Tool. Hierbei sollte geprüft werden, wie umfassend und persönlich ein solches Training sein soll:

  • Bietet der Anbieter ein 1:1 Onboarding vor Ort?
  • Stehen Live-Trainings zur Verfügung?
  • Gibt es standardisierte Webinare und Video-Schulungen?
  • Existiert eine ausführliche und verständliche Dokumentation?

Im laufenden Betrieb werden immer wieder Probleme und Fragen auftauchen, die im Zweifelsfall sehr schnell beantwortet werden müssen. Dafür sollten Tool-Anbieter geeignete Methoden zur Kontaktaufnahme anbieten:

  • Live-Support/Live-Chat
  • Ticketsystem
  • Support-E-Mail
  • Telefonischer Support
  • FAQ- und Hilfebereich

7. Kostenmodell und -struktur

Je nach Anwendungsfall sollte das Preismodell eines Tools mit den möglichen, monatlichen Kosten speziell geprüft werden, da Tool-Anbieter mit unterschiedlichen Ansätzen arbeiten:

  • Lizenzmodell: Berechnung anhand der Nutzer, welche auf das Tool zugreifen können.
  • Plattformmodell: Berechnung der Kosten anhand der Anzahl Plattformen und Kanäle, die angebunden werden sollen.
  • Communitymodell: Berechnung der Abonnementkosten auf Basis der Follower-Anzahl auf den verschiedenen angebundenen sozialen Netzwerken.

Die monatlichen Kosten für ein Tool können je nach angebotenem Modell sehr stark variieren. Nicht jedes Modell ist für jeden Anwendungsfall optimal geeignet. Es empfiehlt sich also, die Kosten je nach Modell separat zu berechnen und gegenüberzustellen.

8. Erfolgsmessung

Wie viel Nutzen bringt das gewählte Tool dem Unternehmen? Ist es möglich, die Kosten des Tools auf der Grundlage dieser Vorteile zu rechtfertigen?

Im Allgemeinen gibt es zwei Möglichkeiten, um diese Fragen zu beantworten:

  • Community Management – Produktivitätssteigerung:
    Wie viele Stunden manueller Arbeit werden mit dem Tool eingespart? Bei einem zeitsparenden Tool kann der Wert der während eines Monats gesparten Zeit berechnet und mit den monatlichen Kosten des Tools verglichen werden.
  • Verkauf/Lead-Generierung – Return on Investment der Social-Media-Aktivitäten:
    Wie viele Kontakte können über das Tool zusätzlich akquiriert werden?
    Können Ertragssteigerungen erreicht werden? Ein gutes Social Media Tool erleichtert es, den Gesamtbeitrag von Social Media zum Endergebnis der Unternehmensziele zu ermitteln. Auch diese Zahlen können in ein Verhältnis zu den monatlichen Kosten gesetzt werden.

Vorlage Entscheidungsmatrix

Nicht jedes Kriterium fällt für eine Entscheidung gleich ins Gewicht. Deshalb wird für die Evaluierung eines geeigneten Social Media Management Tools eine bewertete Entscheidungsmatrix empfohlen. Bei dieser können einzelne Kriterien individuell gewichtet und mit der erreichten Punktzahl eines Tools multipliziert werden.

Eine Vorlage für eine solche bewertete Entscheidungsmatrix kann über den folgenden Link heruntergeladen werden:

Entscheidungsmatrix Vorlage

Fazit

Bei der heutigen Auswahl an Tools kann jeder mal den Überblick verlieren und oft wird ein Tool gesucht, obwohl die Anforderungen nicht mal definiert wurden. Wenn man sich aber vorab eine Anforderungsliste und die wichtigsten Use Cases erarbeitet und anschliessend mit den einzelnen Herstellern diese selbstständig überprüft, fällt es leichter, sich bewusst zu werden, was man eigentlich benötigt, um das für sich optimale Tool zu finden. Hier gilt die Empfehlung, die Funktionen während einer Testphase noch selbstständig und ausgiebig zu überprüfen, denn leider wird sehr oft alles zugesagt, was man hören will, jedoch kann nicht alles tatsächlich umgesetzt werden. Deshalb erstellt man am besten einen Anforderungskatalog mit den wichtigsten Use Cases und überprüft deren Machbarkeit.

Hier sollte nochmals darauf hingewiesen werden, dass kein Tool alle auf den Plattformen zur Verfügung stehenden Funktionen abdeckt, da die offiziellen Schnittstellen in der Regel beschränkt sind. Somit muss man sich von Anfang an im Klaren darüber sein, dass solche Tools einen Mehrwert bringen, aber die Arbeit auf den Plattformen nicht vollständig ersetzen können sondern lediglich reduzieren.

Die Hutter Consult AG steht bei Evaluation und den nötigen Einrichtungen dank langjähriger Erfahrung beratend zur Seite und unterstützt vollumfänglich.

Wer diesbezüglich eine Beratung benötigt, darf sich gerne über das folgende Formular an uns wenden.

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