Auf was muss geachtet werden, um das Social Media Management Tool auszuwählen, welches am besten auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist? Nachfolgend wird aufgezeigt, welche Schlüsselfaktoren beachten werden müssen. Zudem steht eine Entscheidungsmatrix-Vorlage für die Bewertung verschiedener Tools zur Verfügung.
Social Media oder Community Manager kämpfen Tag für Tag mit einer immer grösser werdenden Informationsflut, welche Sie bestmöglich bewältigen müssen. Bei ständig neu hinzukommenden Social Media Plattformen steigt auch der Aufwand sich selber bzw. das Unternehmen auf den entsprechenden Plattformen einheitlich zu präsentieren. Zudem stellt die Vielzahl an Social Media Plattformen für Unternehmen die Herausforderung dar, mit organischen und beworbenen Beiträgen die Community zu aktivieren und mit dieser zu interagieren. Denn jede Plattform hat ihre spezifischen Eigenheiten und spricht unter Umständen eine völlig andere Zielgruppe an. Daher muss man häufig bzw. täglich mehrmals von einer zur anderen Plattform wechseln. Social Media Management Tools können dabei unterstützen, indem sie die Plattformen bündeln, einen Grossteil zentralisieren und mit weiteren Funktionen die Arbeit erleichtern.
Ein Social Media Management Tool sollte grundsätzlich folgende Bedürfnisse abdecken:
Daneben existieren aber auch diverse individuelle Ziele, Bedürfnisse und Anforderungen, welche bei der Evaluation eines Social Media Management Tool ausschlaggebend sein können. Alle Tools haben verschiedene Stärken und Schwächen und hierbei gilt es jenes Tool zu identifizieren, welches die eigenen Ansprüche am besten abdecken kann.
Ein Social Media Management Tool sollte möglichst alle eingesetzten Netzwerke einbinden können. Diesbezüglich sollten folgende Überlegungen in die Evaluierung eines Tools einbezogen werden:
Es ist sinnvoller, ein zentrales Tool für alle Kanäle zu nutzen als jeweils ein eigenes pro Plattform. Auch wenn ein Tool, das viele Netzwerke abdeckt, möglicherweise auf den ersten Blick teurer und komplexer ist: Die Summe der Lizenzen für mehrere Tools wird diese Kosten in den meisten Fällen übersteigen. Dazu kommt noch die Bedienung und das KnowHow, welches für die einzelnen Tools benötigt wird.
Mit einem guten Tool können die Erstellung und Verbreitung von sozialen Inhalten langfristig geplant und vorbereitet werden. Um das zu gewährleisten, sollten die Tools auf folgende Überlegungen geprüft werden:
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Engagement-Funktionen eines Tools:
Solche Funktionen ersparen viel Zeit, da nicht mehrere Plattformen separat bewirtschaftet werden müssen.
Und da nur selten eine einzelne Person für das Community Management zuständig ist, sind auch Kollaborationsfunktionen unabdingbar:
Ein Social Media Management Tool ist nur so gut, wie es sich bedienen lässt. Wenn grundlegende Funktionen nicht oder nur sehr mühsam gefunden werden können, führt das zu Frustration und zu einer mangelnden Akzeptanz des eingesetzten Tools.
Bei der Auswahl eines Tools muss also auch zwingend beachtet werden, wie einfach es zu bedienen ist und wie intuitiv folgende Aufgaben erledigt werden können:
Die meisten Tools stellen eine kostenlose Testversion zur Verfügung, mit welcher mögliche Aufgaben ausführlich in der Software selbst getestet werden können. Alternativ sind Online-Rezensionen eine gute Anlaufstelle, um sich eine erste Meinung über das Tool einzuholen.
Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt bei der Auswahl des richtigen Tools ist seine Analysekapazität und welche Art von Berichtfunktionen es bietet, um die Prozessoptimierung zu unterstützen. Einige wichtige Metriken, die mindestens abgedeckt sein sollten, werden im Folgenden aufgeführt:
Bei der Evaluierung eines Tools ist also eine vorgängige Ziel- und Kennzahlenmatrix unabdingbar, damit das Tool auf die Abdeckung dieser Metriken überprüft werden kann. Um auf die definierten Ziele ausgerichtete Reportings zu generieren, sollte ein Social Media Management Tool ebenfalls die Möglichkeit bieten, konfigurierbare und individualisierbare Reports und/oder Dashboards zu erstellen.
Verschiedene Sozial Media Management Tools ermöglichen es auch, Markenerwähnungen zu überwachen. So kann schnell auf Anfragen und Beschwerden der Nutzer sowie auf mögliche PR-Katastrophen rechtzeitig reagiert werden.
Neben der Verfolgung der eigenen Markenerwähnungen können auch die Erwähnungen von Konkurrenten sowie verschiedene Branchenbegriffe nachverfolgt werden.
Die angebotenen Funktionen sind in den meisten Fällen sehr umfangreich und vielfältig. Eine initiale Onboarding-Schulung macht die Mitarbeitenden schnell fit und erleichtert ihnen den Einstieg in das Social Media Management Tool. Hierbei sollte geprüft werden, wie umfassend und persönlich ein solches Training sein soll:
Im laufenden Betrieb werden immer wieder Probleme und Fragen auftauchen, die im Zweifelsfall sehr schnell beantwortet werden müssen. Dafür sollten Tool-Anbieter geeignete Methoden zur Kontaktaufnahme anbieten:
Je nach Anwendungsfall sollte das Preismodell eines Tools mit den möglichen, monatlichen Kosten speziell geprüft werden, da Tool-Anbieter mit unterschiedlichen Ansätzen arbeiten:
Die monatlichen Kosten für ein Tool können je nach angebotenem Modell sehr stark variieren. Nicht jedes Modell ist für jeden Anwendungsfall optimal geeignet. Es empfiehlt sich also, die Kosten je nach Modell separat zu berechnen und gegenüberzustellen.
Wie viel Nutzen bringt das gewählte Tool dem Unternehmen? Ist es möglich, die Kosten des Tools auf der Grundlage dieser Vorteile zu rechtfertigen?
Im Allgemeinen gibt es zwei Möglichkeiten, um diese Fragen zu beantworten:
Nicht jedes Kriterium fällt für eine Entscheidung gleich ins Gewicht. Deshalb wird für die Evaluierung eines geeigneten Social Media Management Tools eine bewertete Entscheidungsmatrix empfohlen. Bei dieser können einzelne Kriterien individuell gewichtet und mit der erreichten Punktzahl eines Tools multipliziert werden.
Eine Vorlage für eine solche bewertete Entscheidungsmatrix kann über den folgenden Link heruntergeladen werden:
Bei der heutigen Auswahl an Tools kann jeder mal den Überblick verlieren und oft wird ein Tool gesucht, obwohl die Anforderungen nicht mal definiert wurden. Wenn man sich aber vorab eine Anforderungsliste und die wichtigsten Use Cases erarbeitet und anschliessend mit den einzelnen Herstellern diese selbstständig überprüft, fällt es leichter, sich bewusst zu werden, was man eigentlich benötigt, um das für sich optimale Tool zu finden. Hier gilt die Empfehlung, die Funktionen während einer Testphase noch selbstständig und ausgiebig zu überprüfen, denn leider wird sehr oft alles zugesagt, was man hören will, jedoch kann nicht alles tatsächlich umgesetzt werden. Deshalb erstellt man am besten einen Anforderungskatalog mit den wichtigsten Use Cases und überprüft deren Machbarkeit.
Hier sollte nochmals darauf hingewiesen werden, dass kein Tool alle auf den Plattformen zur Verfügung stehenden Funktionen abdeckt, da die offiziellen Schnittstellen in der Regel beschränkt sind. Somit muss man sich von Anfang an im Klaren darüber sein, dass solche Tools einen Mehrwert bringen, aber die Arbeit auf den Plattformen nicht vollständig ersetzen können sondern lediglich reduzieren.
Die Hutter Consult AG steht bei Evaluation und den nötigen Einrichtungen dank langjähriger Erfahrung beratend zur Seite und unterstützt vollumfänglich.
Wer diesbezüglich eine Beratung benötigt, darf sich gerne über das folgende Formular an uns wenden.
Autor: Dorian Kostanjsek | 72 Posts
Dorian Kostanjsek ist Consultant Digital Platforms bei der Hutter Consult AG. Er ist studierter Wirtschaftsinformatiker und Audio Engineer und ergänzt mit seinem ultraspannenden Wissen aus IT und Musik sowohl das Plattform-, wie auch das Ads-Team als Berater und Advertising Specialist. Weiterhin ist er für die interne IT-Struktur der Hutter Consult zuständig und steht mit Rat und Tat zu Seite, wenn einer aus dem Team an seine Grenzen des IT-Verständnisses gerät.
