01.09.2021 WhatsApp

WhatsApp: 26 Praxistipps für KMU und Privatpersonen

100 Milliarden Nachrichten werden pro Tag auf Whatsapp versendet. Der Messenger-Dienst gehört seit 2014 zu Facebook. Seitdem hat sich einiges getan. In diesem Blogbeitrag nennen wir ein paar wertvolle Praxistipps, um WhatsApp noch besser zu nutzen.

Tanja Nägele
10 Min. Lesezeit
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WhatsApp ist nicht nur für KMUs eine sehr spannende Plattform, sondern viele Menschen nutzen die Plattform auch privat, um miteinander Nachrichten auszutauschen. Folgende Tipps für WhatsApp sind eventuell noch nicht bekannt und könnten bei der Nutzung hilfreich sein.

Hinweis: Die Tipps in diesem Beitrag sind vor allem auf die neuste Version von iOS 14 ausgerichtet. Andere Betriebssysteme wie Android oder auch ältere iOS-Versionen können teilweise in ihren Funktionalitäten abweichen.

Tipps für KMUs

1. Tipp: WhatsApp Business App

Die Business App von WhatsApp ist kostenlos und vor allem für Kleinunternehmen sehr interessant. Mithilfe dieser App kann ganz einfach mit Kunden in Kontakt getreten werden. Zudem können Produkte und Dienstleistungen vorgestellt und Fragen während des Einkaufserlebnisses beantworten werden. Es kann ein Katalog erstellt werden, um die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren. Nachrichten können automatisiert, sortiert und blitzschnell beantwortet werden. Die Empfänger werden darüber informiert, dass mit einem Unternehmenskonto kommuniziert wird.

Vorteile der Business App:

  • Einfache Kommunikation mit den Kunden: Terminbestätigungen, Termin-Reminder, Vorstellung neuer Produkte oder Aktionen können direkt über WhatsApp getätigt werden.
  • Idealer Kundenservice: Viele Unternehmen bieten für ihren Kundenservice WhatsApp-Geschäftsnummern an und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Denn für Kunden ist es um einiges bequemer als z.B. Helpdesk-Nummern anzurufen und in Warteschlangen zu landen.

Die WhatsApp Business App ist also für kleine Unternehmen wie Cafés, Blumengeschäfte, Berater etc. eine gute Lösung. Falls mehrere Mitarbeiter direkt über ein Community-Management Tool auch WhatsApp Anfragen bearbeiten sollen, empfiehlt es sich die WhatsApp Business API zu verwenden.

Tipps für Privatpersonen

2. Tipp: Verschwindende Fotos und Videos

Die neuste Funktion von WhatsApp wurde gerade gelauncht und ist ähnlich wie Snapchat – viele Personen werden sich darüber freuen. Und zwar können jetzt Fotos und Videos versendet werden, die nach einmaligem Ansehen wieder verschwinden. Wenn ein Foto oder Video angewählt und versendet werden möchte, sollte unten ein Kreis mit einer 1 darin erscheinen. Dieser kann vor dem Versenden angeklickt werden. Nun ist das Bild oder Video für den Empfänger nur einmalig sichtbar.

Quelle: Screenshots WhatsApp

Aktuell können aber leider noch Screenshots davon gemacht werden. Wir vermuten, dass dies in Zukunft wie auch bei Snapchat nicht mehr möglich sein wird.

3. Tipp: Archivierte Chats bei neuer Nachricht archiviert lassen

Eine weitere neue Funktion ist die, dass entschieden werden kann, ob archivierte Chats automatisch nicht mehr archiviert werden sollen (war bisher so), wenn eine neue Nachricht empfangen wird oder eben schon. Dies kann direkt in der App bei den Einstellungen unter «Chats» eingerichtet werden.

4. Tipp: Speicher verwalten

Jeder kennt doch diese Gruppenchats, in denen zahlreiche Videos hin und her gesendet werden. Diese werden dann jeweils in der App gespeichert. Bei den Einstellungen unter «Speicher und Daten» kann dieser Speicher verwaltet werden. Die Videos mit dem grössten Speicherplatz werden direkt angezeigt und können gelöscht werden. Sofern sie auf dem Gerät gespeichert sind, löscht es die Datei nicht, sondern die Datei wird nur aus WhatsApp gelöscht.

5. Tipp: Empfangene Dateien in Aufnahmen sichern oder eben nicht

Ebenfalls im Bereich «Chats» bei den Einstellungen kann definiert werden, ob empfangene Dateien automatisch in den Aufnahmen gesichert werden sollen oder nicht. Falls dies nicht gewünscht ist, können die Dateien dennoch manuell direkt im Chat gespeichert werden – auch mehrere Dateien gleichzeitig.

6. Tipp: Sicherheit erhöhen

Die Sicherheit kann durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöht werden. Und zwar kann bei den Einstellungen im Bereich Account die «Verifizierung in zwei Schritten» angewählt werden. Bei einer erneuten WhatsApp Registrierung mit der eigenen Nummer wird dann ein Pin angefordert.
Im gleichen Bereich gibt es «Sicherheit», wo Sicherheitsmitteilungen aktiviert werden können. Sobald sich die Sicherheitsnummer von einem der Kontakte ändert, wird man selbst mittels Mitteilung darüber informiert.

7. Tipp: Datenschutz überprüfen

Ebenfalls bei den Einstellungen im Bereich Account ist der «Datenschutz» zu finden. Hier können diverse Einstellungen vorgenommen werden bzw. wer Folgendes sehen kann oder dazu einladen kann:

  • Zuletzt online
  • Profilbild
  • Info
  • Gruppen
  • Status
  • Live-Standort

Zudem zeigt es blockierte Kontakte an und die Lesebestätigung kann ein oder ausgestellt werden. Achtung – bei Gruppen werden Lesebestätigungen immer gesendet. Es kann auch eingestellt werden, dass beispielsweise die Face ID (bei iPhones) notwendig ist, um WhatsApp zu entsperren.

Die Möglichkeiten und Einstellungen im Bereich Datenschutz sollten daher überprüft und allenfalls angepasst werden.

8. Tipp: Bilder und Videos direkt in der App bearbeiten

Bilder und Videos, die direkt in WhatsApp aufgenommen werden oder auch aus den Aufnahmen stammen, können vor dem Versenden bearbeitet werden: Zuschneiden, Sticker oder Emoji ergänzen und Text (Farbe wählbar) kann eingefügt werden. Zudem können mit einem Swipe-up auch Filter hinzugefügt werden.

Quelle: Screenshot WhatsApp (iOS 14)

9. Tipp: Dunkelmodus-Hintergrund oder Helligkeit einstellen

Bei den Einstellungen im Bereich «Chats» kann der Chat-Hintergrund angepasst werden. Also nicht nur das gewünschte Bild, sondern auch die Helligkeit oder der Dunkelmodus.

10. Tipp: WhatsApp Web

WhatsApp kann unter web.whatsapp.com am Desktop genutzt werden. Dazu kann ein QR-Code abgescannt werden. Danach verbindet sich WhatsApp jeweils automatisch mit dem Smartphone und synchronisiert Nachrichten, sofern das Smartphone mit dem Internet verbunden ist.
Bei den Einstellungen im Bereich «Verknüpfte Geräte» sieht man dann direkt, auf welchen Geräten WhatsApp angemeldet ist.

11. Tipp: Wichtige oder oft benötigte Chats fixieren

Chats, die für einen selbst wichtig sind oder welche häufig verwendet werden, können mittels Stecknadeln fixiert werden. Es können bis zu drei Chats angepinnt werden. Dazu kann auf dem Chat nach links gewischt werden und dann «Fixieren» angewählt werden.

12. Tipp: Nachrichtenvorschau ausblenden

Die Nachrichtenvorschau kann bei den Push-Nachrichten ganz einfach deaktiviert werden. Zudem kann definiert werden, ob je für Nachrichten und auch Gruppennachrichten die Nachricht angezeigt werden soll und ob mit Ton oder ohne. Auch der Meldungsstil (Banner etc.) oder vibrieren kann eingestellt werden. All das kann in den Einstellungen im Bereich «Mitteilungen» eingerichtet werden.

13. Tipp: Chat stumm schalten

Falls man beispielsweise eher passiv in einem Gruppenchat ist, kann dieser nach Bedarf auch ganz einfach stumm gestellt werden. Wenn auf einem Chat nach rechts gewischt wird, kann bei den drei Punkten “stumm” angewählt werden. Nun wird man nicht mehr informiert, falls jemand in diesem Chat eine Nachricht sendet. Im gleichen Bereich kann übrigens auch der Chatverlauf geleert, der Chat exportiert, die Gruppeninformationen aufgerufen oder aber auch die Gruppe verlassen werden.

14. Tipp: Neuer Kontakt mittels QR-Codes hinzufügen

Um möglichst schnell einen neuen WhatsApp Kontakt hinzuzufügen, kann bei den Einstellungen oben rechts auf das kleine QR-Zeichen getippt werden. Nun zeigt es den persönlichen Code an, den eine andere Person, mit der WhatsApp Kamera scannen kann und schon ist man miteinander verknüpft.

Quelle: Screenshot WhatsApp (iOS 14)

15. Tipp: WhatsApp Status unbemerkt anschauen oder stummschalten

Der WhatsApp Status kann unbemerkt angesehen werden oder auch stumm geschaltet werden. Dafür muss man 1-2 Sekunden auf den Status klicken. Dadurch öffnet sich der Status gewissermassen und kann angesehen werden. Am gleichen Ort können die Statusmeldungen der betreffenden Person stumm geschaltet werden, sodass sie nicht mehr oben auf der Statusliste erscheinen. Aktuell ist diese Funktion nur auf iPhones möglich.

16. Tipp: Suche direkt nach Dateiformat möglich

Die WhatsApp Suche kann sehr hilfreich sein. Denn es kann direkt angewählt werden, welche Datei gesucht wird. Klickt man beispielsweise auf Dokumente, erscheinen direkt alle Dokumente, die einem je auf WhatsApp zugesendet wurden. So können PDFs, Word-Dateien, Tickets etc. leicht gefunden werden.

17. Tipp: Gruppenbeschreibung ergänzen

Noch nicht sehr lange können bei Gruppenchats auch Beschreibungen hinzugefügt werden. Handelt es sich z.B. um einen Verein, kann in das Beschreibungsfeld bspw. die jeweilige Trainingszeit eingetragen werden. Die Beschreibung kann direkt im Gruppenchat ergänzt werden. Dafür muss man auf den Gruppennamen klicken. Nun kann die Beschreibung direkt unter dem Gruppennamen ergänzt werden.

Quelle: Screenshot WhatsApp (iOS 14)

18. Tipp: Selbstlöschende Nachrichten

Im selben Bereich der Gruppenchats könnte der Chat nun auch durchsucht, stummgeschaltet sowie Hintergründe und Töne angepasst werden. Sofern man Admin ist, könnte man auch weitere Admins ergänzen. Etwas das viele nicht kennen sind die selbst löschenden Nachrichten. Sofern das aktiviert wird, bleiben neue Nachrichten nur 7 Tage in diesem Chat und verschwinden dann wieder. Empfänger können diese Nachricht aber trotzdem ausserhalb des Chats speichern. Gruppenadministratoren können steuern, wer diese Einstellung ändern kann.

19. Tipp: Verschlüsselung

Im selben Bereich kann die Verschlüsselung eingerichtet werden. Das heisst, dass die Nachrichten, Anrufe und Statusmeldungen zwischen den ausgewählten Personen privat bleiben. Nicht einmal WhatsApp kann sie lesen oder anhören.

20. Tipp: Sprachnachrichten schneller abhören

Seit kurzen können Sprachnachrichten im Tempo 1x, 1.5x oder 2x abgehört werden. Ein Feature, auf das viele gewartet haben.

21. Tipp: GIF selbst erstellen und versenden

GIF’s können ganz einfach selbst erstellt werden. Dafür kann direkt im Chat auf das Kamera-Icon geklickt werden. Nun kann der Auslöser länger gedrückt werden, sodass ein Video entsteht. Anschliessend kann oben rechts das GIF-Symbol angewählt werden. Hier kann das GIF nach Bedarf noch bearbeitet oder eine Nachricht angefügt werden.

22. Tipp: Broadcast Nachrichten

Dank Broadcast-Listen können Nachrichten direkt an mehrere Freunde gesendet werden, ohne dabei eine Gruppe gründen zu müssen. Perfekt beispielsweise für Geburtstagseinladungen. Der Empfänger erhält die Nachricht dann wie jede andere. Dazu kann direkt bei der Übersicht der Chats (also auf der Startseite) oben links «Broadcasts» ausgewählt werden. Nun können die gewünschten Personen ausgewählt und die Nachricht versendet werden.

23. Tipp: Wichtige Nachrichten markieren

Wichtige Details oder Nachrichten können direkt im Chat markiert werden. Einfach 1-2 Sekunden auf die Nachricht tippen und dann mit dem Stern markieren. Hier könnte man in einem Gruppenchat auch einer Person privat antworten. Sofern nun auf den Chat-Namen getippt wird, zeigt es die mit Stern markierten Nachrichten an. So können vereinbarte Treffpunkte, Daten, etc. leicht wieder gefunden werden.

24. Tipp: Mehrere Bilder gleichzeitig speichern

Falls jemand 30 Bilder auf einmal sendet und die Einstellung «in Aufnahmen sichern» deaktiviert ist, diese Bilder aber alle gespeichert werden sollen (bei Android leider nicht möglich), kann einfach 1-2 Sekunden auf die Bilder getippt werden und dann «Alle speichern» angewählt werden. Hier könnte man auch «Alle weiterleiten» oder «Alle löschen» anwählen.

25. Tipp: Weitere Personen zum Videoanruf einladen oder Messenger Rooms nutzen

Wenn bei einem Videoanruf eine weitere Person hinzugefügt werden soll, kann dies ganz einfach mit dem Symbol oben rechts passieren. Sobald es angewählt wird, öffnen sich die Kontakte und weitere Personen können zum Videoanruf hinzugefügt werden.
Da WhatsApp zu Facebook gehört, gibt es zudem die Möglichkeit Messenger Rooms zu nutzen. Sofern die Messenger-App verwendet wird oder die Messenger-Website auf dem Computer bzw. Smartphone geöffnet ist, können Chatrooms erstellt werden, in denen grössere Gruppen an einem Videochat teilnehmen können. Der Einladungslink kann per WhatsApp versendet werden. So können auch Personen dem Chatroom beitreten, die kein Facebook-Konto und somit auch die Messenger-App nicht installiert haben. Auf Room gelangt man, wenn man in einem Chat unten links auf das Plus klickt und dann «Room» anwählt.

26. Tipp: Gesendet Nachrichten wieder löschen

Sofern eine Nachricht aus versehen an eine falsche Person gesendet wurde, kann diese wieder gelöscht werden, indem 1-2 Sekunden auf die Nachricht getippt und dann «Löschen» angewählt wird. Nun kann ausgewählt werden, ob es die Nachricht nur für mich oder für alle löschen soll. Der anderen Person zeigt es dadurch Folgendes an: «Diese Nachricht wurde gelöscht».

Fazit

Die Liste der Tipps für WhatsApp könnte auch noch länger sein. Eventuell waren einige bereits bekannt. Dennoch bringt WhatsApp regelmässig neue Features heraus. Wir zumindest sind sehr gespannt, wie sich die Messaging-App in Zukunft noch weiterentwickelt und ob es in der Zukunft tatsächlich Werbeanzeigen in der App geben wird.

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